راهکارهای مدیریت زمان از زبان برایان تریسی - مجله جاودان

مدیریت زمان از زبان برایان تریسی به شما تکنیک هایی را می آموزد که با آموختن و اجرای آن ها تبدیل به یک استاد سودمند می شوید. پیروزیت در هر چیزی وابسته به مدیریت زمان است. به نظر می رسد در طول روز ساعات کافی برای بدست آوردن آنچه که لازمه پیروزیت است را ندارید، اما اگر می خواهید در مدت زمان کوتاهی بیشتر از دیگران پیشرفت کنید باید در مدیریت زمان ماهر شوید.

مدیریت زمان به چگونگی برنامه ریزی و سازمان دهی زمان، برای فعالیت های مختلف اطلاق می گردد. ابزار و روش های مختلفی برای انجام کارهای زیاد، در زمانی کوتاه وجود دارد. در اینجا بعضی از روش های مدیریت زمان را که به شما یاری خواهد نمود، 24 ساعت روز خود را موثرتر مدیریت و سازماندهی کنید، آورده شده است.

اهمیت مدیرت زمان

زمان گران بهاترین منبع شماست. ارزشمندترین چیزی است که دارید. زودگذر، غیرقابل جایگزینی و محدود است. اما می تواند از کارهایی با اهمیت کمتر به کارهایی با ارزش و اهمیت بالاتر اختصاص داده گردد.

همه کارها زمان لازم دارند

هر کاری که قبل از انجام آن لحظه ای در خصوصش فکر کنید، قدرت مدیریت زمان شما را بهبود بخشیده و به سرعت، کارآیی و سودمندی را افزایش می دهد. مدیریت زمان فقط یک ابزار کاریست، مانند ماشین حساب یا موبایل. چیزی است که برای افزایش بارآوری و کسب درآمد بیشتر استفاده می گردد. مدیریت زمان یک مهارت یا فعالیت جانبی نیست. یک توانایی اساسی است که هر چیز دیگری در زندگی، به آن وابسته است.

قورباغه را بخور!

اولین چیزی که هر روز صبح باید انجام دهید این است که یک قورباغه زنده را بخورید مارک تواین

قورباغه شما عظیمترین، سخت ترین و مهمترین کاریست که دارید، تکلیفی که احتمالا بیشتر از بقیه در خصوص آن اهمال کاری می کنید.

اگر قرار است هر روز صبح قورباغه بخورید، نشستن و نگاه کردن به آن فایده ای ندارد

کلید رسیدن به سطوح بالای مدیریت زمان این است که عادت به انجام کارهای مهم را در خود پرورش دهید. خوردن قورباغه باید جزء روزمرگی های شما گردد تا بتوانید بقیه کارها را انجام دهید.

میانبر زدنی وجود ندارد

تمرین، کلید پیروزیت در هر مهارتی است. ذهن شما مانند یک ماهیچه است که با تمرین و استفاده، رشد نموده و تقویت می گردد. با تمرین هر رفتاری را یاد می گیرید و هر عادتی را ایجاد می کنید. قورباغه شما چیست؟ کاری که هر روز باید انجام دهید چیست؟

چگونگی مدیریت موثر زمان

برای کسب درآمد بیشتر باید زمان را موثرتر مدیریت کنید. دو منبع ارزشمند برای کار در دنیای امروز وجود دارد، زمان و دانش.

با کاربرد این 5 روش مدیریت زمان به سرعت به پیروزیت می رسید

1. احساس ضرورت (فوریت) داشته باشید

مهمترین شاخص زمان، سرعت است. احساس ضرورت، عادت حرکت کردن به صورت سریع و عمل کردن است. این برای پیروزیت ضروری است. افراد پیروز نه تنها سخت، بلکه سریع کار می نمایند.

2. اهمال کاری را متوقف کنید

اهمال کاری، سارق زمان و زندگی است. سریع کار کردن، باعث انجام حجم بیشتری از کار در طول روز می گردد.

3. در زمان واقعی کار کنید

تا جایی که ممکن است کار خود را در زمان واقعی انجام دهید. متمرکز باشید و آن را همین الان انجام دهید.

مهارت های کلی مدیریت زمان

برنامه ریزی هایی که عصرها برای روز بعد خود فراهم می کنید، تاثیر زیادی بر میزان پیروزیت شما دارد. در اینجا بعضی مهارت های کلی مدیریت زمان وجود دارد که هر فردی می تواند آنها را به کار ببرد.

1. همواره روی کاغذ فکر کنید

• تکه ای کاغذ بردارید و هر چه را که دوست دارید انجام دهید روی آن بنویسید. هر چیزی حتی برنامه خوردن ناهاری سالم یا آماده کردن شام.
• سپس از خود بپرسید اگر فقط بتوانم یکی از کارهای این فهرست را امروز انجام دهم، آن کار چیست؟
• و به همین ترتیب مورد دوم و سوم را معین کنید و سپس روز خود را با تعهد، برای انجام فعالیت شماره یک آغاز کنید.

2. از حواسپرتی هایی مثل پاسخ به ایمیل یا دیدن تلوزیون اجتناب کنید

آنالیز ایمیل ها در صبح خیال شما را راحت می نماید. موبایل خود را خاموش نموده یا دور از دسترس قرار دهید تا مزاحمت ایجاد نکند.

3. شب قبل، فهرست کاری خود را تهیه کنید

آخرین کاری که می توانید برای اطمینان از کارآیی روز بعد انجام دهید، این است که فهرست اهداف و فعالیت هایتان را از شب قبل تهیه کنید. توانایی برنامه ریزی اهداف، قبل از عمل، شاخصی از شایستگی است. بهترین برنامه راحت ترین برنامه برای غلبه بر اهمال کاری است. نوشتن اهداف فردا، قبل از خواب باعث می گردد به چیزهایی که احتیاج دارید فکر کنید و از لحاظ روانی خود را برای انجام آنها آماده کنید. زمانی که از قبل برای فردا آماده باشید، اولویت بندی داشته باشید و لیست آنها را تهیه کنید، کارها سریع تر و راحت تر از قبل انجام می شوند و شما احساس قدرت و شایستگی بیشتری خواهید داشت.

ابزار مدیریت زمان: فهرست کاری ایجاد کنید

برای هر روز یک فهرست کاری تهیه کنید

زمانی که متوجه شوید برنامه ریزی چقدر برای بارآوری و عملکردتان مفید است، تعجب می کنید که چند نفر هر روز آن را انجام می دهند. برنامه ریزی واقعا کار ساده ایست. تمام چیزی که لازم دارید یک کاغذ و مداد است. بسیاری از برنامه های مدیریت زمان اصول یکسانی دارند. درست کردن یک فهرست بهترین ابزار مدیریت زمان است.

نوشتن فهرست های کاری را به یک عادت تبدیل کنید

همواره طبق لیست کار کنید. وقتی کار جدیدی پیش آمد، قبل از انجام، آن را به لیست اضافه کنید. از اولین روزی که کار کردن طبق فهرست را آغاز می کنید، متوجه خواهید شد که میزان کارایی تان 25 درصد افزایش یافته است. در خاتمه روز کاری فهرست روز بعد خود را تهیه کنید. هر کاری را که امروز پیروز به انجام آن نشدید به لیست فردا اضافه کنید و کارهایی را مختص فردا هستند را بعد از آن بنویسید.

زمانی که از شب قبل فهرست کاری خود را تهیه می کنید، ذهن ناهشیار شما در طول شب روی آن کار می نماید. در نتیجه صبح با ایده ها و بینش های عظیم از خواب بیدار می شوید و کار خود را سریع تر و بهتر انجام می دهید. هر چقدر زمان بیشتری برای ایجاد فهرست کاری بگذارید، کارآمدی و تاثیر بیشتری خواهید دید.

انواع فهرست های کاری

برای اهداف متفاوت لیست های مختلفی وجود دارد. در ابتدا باید فهرست اصلی، از تمام آنچه فکر می کنید در آینده می خواهید انجام دهید، تهیه کنید. این فهرست، محلی است که هر ایده، مسئولیت یا فعالیت جدیدی که به وجود می آید را به آن اضافه می کنید. بعدا می توانید این موارد را رتبه بندی کنید.

سپس فهرستی ماهیانه تهیه کنید. این لیست شامل کارهایی است که در فهرست اصلی شما بودند. بعد از آن فهرستی از فعالیت هایی که باید در هفته جاری انجام شوند تهیه کنید. در نهایت موارد فهرست های ماهیانه و هفتگی را به فهرست روزانه وارد کنید. این ها تکالیف اختصاصی هستند که هر روز باید انجام دهید.

تکالیف تکمیل شده خود را آنالیز کنید

طی فعالیت های روزمره، کارهایی را که انجام داده اید، تیک بزنید. این کار به شما تصویری دیداری از پیروزیت می دهد. دیدن اینکه مطابق با فهرست خود در حال پیشرفت هستید به شما انرژی و انگیزه داده و عزت نفس و احترام به خود را در شما افزایش می دهد. پیشرفت قابل رویت، شما را به سمت جلو سوق داده و از اهمال کاری جلوگیری می نماید.

ابزارهای مدیریت زمان برای دفتر کار

مهمترین روش مدیریت زمان، کار کردن روی میزی تمیز و فضایی منظم است. مانند سرآشپزی ماهر که قبل و بعد از آشپزی، آشپزخانه را تمیز می نماید، شما نیز قبل از آغاز کار باید فضای کار خود را مرتب کنید.

1. میز کار خود را نظم دهید

تمام اسناد خود را در پوشه های مناسب قرار داده و از روی میز برارید. صفحه کامپیوتر خود را نیز تمیز کنید.

2. چگونه میز کار خود را با تدارکات ضروری سازمان دهید

سازمان دهید و سازمان یافته باشید. مطمئن شوید که تمام تدارکات و ابزارهای لازم موجود و در دسترس هستند. افردی که میزکار به هم ریخته ای دارند، زمان زیادی را برای یافتن وسایل مورد احتیاج خود در این محیط به هم ریخته سپری می نمایند. از نظر روانشناختی، یک میزکار یا دفتر به هم ریخته به ذهن ناهشیار، این بازخورد را می دهد که شما نظم ندارید. این امر تمرکز و توجه شما را از بین می برد.

شاید دوست داشته باشید: بهداشت روانی محیط کار چیست و چگونه بهبود می یابد؟

ابزارهای مدیریت زمان برای ایمیل

صندوق دریافت خود را تمیز و سازمان یافته نگه دارید. اگر ایمیلی را احتیاج ندارید آن را حذف کنید. دو بار در روز به تمام ایمیل های خود پاسخ دهید. به محض دریافت به آنها پاسخ ندهید. بعضی افراد، بَرده ایمیل های خود هستند. آنان زنگی دارند که هر بار ایمیلی دریافت می گردد، به صدا در می آید و آنها مجبور به آنالیز و پاسخ دهی به آن می شوند. در نتیجه کاری که مشغول آن بوده اند را رها نموده و زمانی که مجددا بر می گردند، تمرکز خود برای انجام آن کار مهم را از دست داده اند. اگر زمانی را برای پاسخ دهی به تمام ایمیل های خود در نظر بگیرید، به فردی سودمند تبدیل خواهید شد.

به تمام ایمیل های خود در یک زمان پاسخ دهید

به محض دریافت ایمیل به آن پاسخ ندهید. به تمام آنها در یک زمان پاسخ دهید. به جای اینکه کمی از آن را اکنون و کمی را بعدا انجام دهید، تمام کارهای شبیه به هم را در یک زمان انجام دهید. در هر کاری که انجام می دهید یک منحنی یادگیری وجود دارد. زمانی که مجموعه ای از تکالیف یکسان را انجام می دهید، منحنی یادگیری زمان لازم برای تکمیل هر تکلیف را کاهش می دهید.

به ایمیل هایتان، کوتاه پاسخ دهید

باید تصمیم بگیرید که به ایمیل های خود اجازه کنترل زندگیتان را ندهید. در واقع خود را ملزم کنید که از ایمیل، تنها به عنوان ابزار کار بهره ببرید. سریع و هدفمند پاسخ دهید. اگر سریع پاسخ دهید، زمان کافی برای خواندن تمام ایمیل ها را دارید.

برای ایمیل های مختلف پوشه درست کنید

اگر در یک اکانت چند آدرس ایمیل دارید، فیلتری درست نموده و به هر اکانت عنوان دهید. با این روش می دانید که کدام ایمیل شخصی و کدام یک کاری است. می توانید پیغام های شخصی را ذخیره نموده و بعدا بخوانید. در این صورت فقط به ایمیل های مهم پاسخ خواهید داد.

دو بار در روز ایمیل خود را چک کنید

دو بار در روز یا کمتر ایمیل خود را آنالیز کنید، آخر هفته ها آن را خاموش نموده و زمان بیشتری را با خانواده و دوستان بگذرانید و کارهای شخصی خود را انجام دهید. یک بار صبح ها سر کار، فقط برای ساعتی کوتاه آن را چک کنید، ایمیل های تازه ای که دارید را پاسخ دهید. این کار زمان صبح شما را برای انجام کارهای مهمتری که در طول روز دارید آزاد می نماید. یکبار نیز بعد از ناهار آن را آنالیز کنید. بعد از آن تا فردا صبح بر روی کارهای دیگری که دارید تمرکز کنید.

بیشتر افراد پیروزی که من می شناسم، یک پاسخ دهنده اتوماتیک به ایمیل هایشان دارند که جواب هایی مانند من به دلیل برنامه سنگین خود فقط دو بار در روز ایمیلم را پاسخ می دهم، اگر برای من ایمیلی ارسال کردید به محض اینکه بتوانم آن را پاسخ می دهم. اگر امر ضروری دارید با این شماره تماس بگیرید، دارند.

چگونه می توان زمان را بهتر مدیریت کرد؟

سه حوزه که زمان در آنها سپری می گردد شامل تبادل نظر، تفکر و کار است. نحوه برنامه ریزی زمان در هر حوزه میزان پیروزیت در زندگی را معین خواهد نمود. پول و منابع و زمان از دست رفته باز نمی گردند.

• یادگیری مدیریت زمان برای داشتن زندگی راحت و پیروزیت شغلی ضروری است.
• ارزیابی کنید که چه چیزی بیشترین میزان توجه و زمان را در زندگی روزمره شما احتیاج دارد.
• معین فعالیتی که بیشترین میزان زمان را لازم دارد، اولین قدم در ایجاد طرحی برای سودمندتر شدن است.

چگونه می توان از زمان بهتر استفاده کرد؟

بسته به آنچه که انجام می دهید زمان می تواند هدر رفته یا ذخیره گردد. شاید در طول روز پرمشغله باشید اما این به معنی بارور و سودمند بودن نیست. با مدیریت خردمندانه، زمان هدر رفته در روز را به حداقل رسانده و سودمند خواهید شد.

• فهرستی از مهم ترین کارها تهیه و برای هر یک زمانی معین کنید.
• تکالیفی که غیر ضروری بوده و زمان کمی لازم دارند را حذف نموده و جایگزین های کوتاهتری برای تکالیف ضروری بیابید.
• هدفی روشن داشته باشید. زمان را برنامه ریزی نموده و آن را برای کاهش فشار تنظیم کنید.

این ها باعث می گردد شادتر باشید و زمان را عاقلانه تر مدیریت کنید.

عواملی که باید در مدیریت زمان اجتناب شوند

هنگام برنامه ریزی به شانس اعتماد نکنید. امید یک راه چاره نیست. جملات ناپلئون را زمانی که از او درباره شانس سوال شد به یاد آورید: بله من به شانس اعتقاد دارم. من به بد شانسی اعتقاد دارم و اعتقاد دارم همواره بدشانسم در نتیجه با دقت برنامه ریزی می کنم.

چهار مشکل مهم در مدیریت زمان وجود دارد. هر یک از آنها با اختصاص زمان کافی، برای فکر کردن قبل از انجام کار جدید قابل اجتناب هستند.

1. اختصاص ندادن زمان کافی

قائل نشدن زمان کافی برای انجام کاری پیچیده، اولین عامل مشکل ساز در مدیریت زمان است. این نخستین علت شکست پروژه ها و مشاغل افراد و انحراف آن است. آنان انتظار بهترین ها را دارند، به شانس اعتماد می نمایند و مقدار زمان کافی را برای تکمیل هر مرحله از کار اختصاص می دهند.

2. انتظار بهترین

• فرض اینکه همه چیز خوب خواهد بود، مدیریت زمان را دچار مشکل می نماید.
• فرض های گمراه نماینده ریشه تمام شکست ها هستند الکس مک کنزی
• هیچگاه انتظار نداشته باشید همه چیز خوب پیش برود. انتظار بروز مسائل را داشته باشید؛ زمان و منابع کافی برای حل آن مسائل را برای خود در نظر گرفته و کار را طبق برنامه پیش ببرید.

3. عجله برای اتمام کار

عجله برای اتمام کار، مدیریت زمان را دچار مشکل می نماید. وقتی به دلیل کمبود زمان یا بودجه برای اتمام کاری عجله می کنید، بدون شک اشتباهاتی مرتکب شده و کار بی کیفیتی انجام می دهید که بعدا مجبور به بازگشت و تصحیح آن خواهید شد. در واقع اتمام صحیح یک فعالیت، زمان کمتری می برد اگر نخستین بار آهسته و با دقت بر روی آن کار کنید.

4. انجام همزمان چندین کار

چهارمین عامل مشکل ساز در مدیریت زمان، این است که سعی می کنید چند کار را همزمان انجام دهید و در نهایت هیچ یک را به خوبی تمام نمی کنید. ممکن است بخواهید در زمانی کوتاه کارهای زیادی انجام دهید یا مسئولیت های زیادی برای خود و دیگران ایجاد کنید. این عامل باعث می گردد قسمت های مختلف پروژه، شکست خورده و تمام کوشش ها از بین برود. در هر زمان یک کار انجام دهید و بعد از اتمام آن به سراغ تکلیف بعدی بروید.

مدیریت زمان برای ایجاد تعادل در زندگی کاری

یافتن تعادل در زندگی کاری بسیار مهم است. باید بتوانید بین زندگی کاری و شخصی خود تعادل برقرار کنید. مدیریت زمان روشی مفید برای انجام این کار است. در اینجا 4 روش مدیریت زمان برای برقراری تعادل در زندگی کاری وجود دارد:

1. جملات مثبت در خصوص خود به کار ببرید

• مثبت نگری کیفیت زندگی شما را تغییر خواهد داد و اولین روش برنامه ریزی برای ذهن ناهشیار، خودگویی مثبت یا استفاده از جملات مثبت است.
• این ها دستوراتی است که از ذهن هشیار خود به ذهن ناهشیار ارسال می کنید. جملات مثبت حرف هایی هستند که با صدای بلند به خود می گویید یا هیجانات و اشتیاقی است که به عنوان دستورالعمل جدید به ذهن ناهشیار خود ارسال می کنید.
• این جملات مثبت را بارها و بارها برای خود تکرار کنید.
• من در مدیریت زمان عالی هستم! من در مدیریت زمان عالی هستم!
• هر دستور یا جمله مثبتی که بارها و بارها با ایمان، پذیرش و اعتقاد تکرار می گردد، در نهایت توسط ذهن ناهشیار شما پذیرفته خواهد شد.
• از آن به بعد متوجه می شوید، رفتارهای بیرونی شما بازتاب برنامه ریزی درونی برای بهبود تعادل زندگی کاری و کیفیت زندگی شده است.

2. از تجسم ذهنی برای برنامه ریزی ناهشیار خود بهره ببرید

دومین روشی که می توانید برای برنامه ریزی ذهن ناهشیار بهره ببرید، تجسم فکری است. تصاویر ذهنی سریعا ناهشیار را متاثر می نمایند. در تصویر خود روانشناختی، چیزی که می بینید شخصی است که با بیانات مثبت به وجود آمده است. خود را به صورت سازمان یافته، کارآمد و موثر در مدیریت زمان ببینید. تصاویری از زمانی که خوب عمل می کردید را یادآوری و ایجاد کنید. به زمانی فکر کنید که کارآمد و موثر بودید و در کارهای زیادی درگیر بودید. این تصویر خود را بارها و بارها روی صفحه نمایش ذهن خود تکرار کنید.

3. آرام باشید و تمرکز کنید

سومین تکنیک مدیریت زمان ساده است. در ابتدا در جایی ساکت نشسته یا دراز بکشید. با جملات مثبت، تجربه ای مهم را تصور کنید. مانند یک جلسه، ارائه یا مذاکره یا حتی قرار ملاقاتی که در جهت بهبود زندگی کاری و متعادل کردن کیفیت زندگی شماست. همانطور که آرام نشسته یا دراز کشیده اید، تصویری از رویدادی در حال وقوع ایجاد کنید و به آن از هر نظری نگاه کنید. خود را آرام، مثبت، شاد و در کنترل کامل ببینید. افراد دیگر را در حال اجرا و گفتن آنچه شما می خواهید ببینید.

روش آرام سازی ساده ای وجود دارد که دوست من جک کانفیلد از آن برای آرام کردن ذهن خود استفاده کرد:

1. مکانی ساکت بیابید، چشمانتان را ببندید، بر آرام نفس کشیدن تمرکز کنید.
2. کلمه یا عبارتی روحیه بخش را تکرار کنید.
3. سکوت کنید.
4. تصور کنید با یک هاله نور احاطه شده اید.

4. تصور کنید در مدیریت زمان عالی هستید

تکنیک ذهنی چهارم این است که تصور کنید در مدیریت زمان عالی هستید.

• تصور کنید برای ایفای نقشی در یک فیلم یا اجرا روی صحنه انتخاب شده اید.
• نقش فردی را بازی می کنید که در هر جنبه به خوبی سازمان یافته است. در جریان زندگی روزمره خود تصور کنید بازیگری هستید که در مدیریت زمان بسیار خوب عمل می نماید. به عنوان کسی که از زمان خود درست و مفید استفاده می نماید ایفای نقش کنید.
• وانمود کنید کارشناس مدیریت زمان و اتوماتیکآمدی هستید. زمانی که وانمود می کنید در مدیریت زمان عالی هستید در نهایت فعالیتی که تحت کنترل مستقیم شماست، به صورت ذهنی یا باوری در ذهن ناهشیار شما تبدیل می گردد.
• افراد بارها و بارها مدیریت زمان را با تمرکز، معین اولویت ها و غلبه بر اهمال کاری تمرین می نمایند تا در آن ماهر شوند.

انگیزش مدیریت زمان

لذت از پیغامدهای ناشی از مدیریت زمان، انگیزه کافی برای رشد مهارت های سازماندهی و مدیریت زمان را ایجاد می نماید. باید به قدری خواستار نتایج باشید که بر جبر طبیعی وادار نماینده به اجرای کارها، مطابق روش های قدیمی غلبه کنید.

اگر همه موافق اند که مدیریت زمان مهارتی خواستنی است، چرا افراد بسیار کمی وجود دارند که سازمان یافته، موثر و کارآمد توصیف می شوند؟ در طول این سال ها متوجه شدم افراد زیادی وجود دارند که نظراتی اشتباه در خصوص مدیریت زمان دارند.

کلید اینجاست: هر چیزی را که می توانید برنامه ریزی و سازمان دهی کنید

به آینده فکر کنید، برای احتمالات برنامه ریزی کنید، کاملا آماده باشید و روی نتایج خاص تمرکز کنید. فقط بعد از آن می توانید در صورت تغییر شرایط کاملا آرام و با انگیزه باشید. بهترین چیزی که می توانید سازمان دهید، عواملی است که تحت کنترل شما هستند، باید با راحتی و انعطاف بیشتر هر جایی که ضروری است را به سرعت تغییرات دهید.

منبع: briantracy